SOLICITUD DE COMUNICADOS 2020

Todos los comunicados deben ser solicitados con al menos 3 días de anticipación de su fecha de salida. El correo debe de contener:

– Título del comunicado
Título del correo que verán los receptores en su bandeja de entrada. Debe ser claro y describir el contenido del mensaje para que informe aún si no se abre el correo.

Si no proporcionas un título, le cedes esta responsabilidad al Departamento de Marketing, quien creará uno de acuerdo al contenido del mensaje sin que puedas ya solicitar cambios, al menos que se detecte una omisión o un error.

– A quién se envía
Si es para LIVs, a qué países. Si es corporativo, a qué sucursales o departamentos.

– Fecha de envío
Día en el que se enviará el comunicado. Usualmente es a las 9:00 horas, si es necesario hacerlo a otra hora, especificar en el campo de Especificaciones y comentarios.

– Texto del comunicado
Texto completo (revisado y aprobado por tu departamento) que contenga la información a comunicar. Revisar bien que los datos incluidos (teléfonos, fechas, horarios, sucursales, etc) sean  correctos. El Departamento de Marketing se compromete a corregir estilo y ortografía, pero la responsabilidad de que la información sea correcta es del solicitante.

Revisar muy bien que todo lo que se esté informando en el comunicado vaya a estar listo para el día del envío: Si son promociones, que ya estén programadas en el sistema; si es un lanzamiento, que ya exista una campaña de marketing; si es apertura de un CENI, que ya esté aprobada su apertura; etc.

Todos los comunicados que sean destinados a USA, deberán tener una versión en inglés. El proceso de traducción toma 2 días hábiles y requiere que se apruebe primero el texto propuesto en español para posteriormente mandarlo a traducir. En caso de comunicados de urgencia, donde no se cuente con los 2 días hábiles de espera para realizar la traducción, el solicitante deberá de proporcionar los textos revisados en inglés y será responsable de los mismos.

– Especificaciones y comentarios (opcional)
Detalles que debamos tener en cuenta al momento de generar el comunicado. Puede ser si hay versiones diferentes para cada país, si lleva campos personalizados con información de cada LIV, si se necesita incluir algún archivo o enlace o si hay alguna imagen en especial que se sugiera (para comunicados con fines comerciales o promociones grandes solamente), etc.

El Departamento de Marketing regresará un test del comunicado por el mismo correo y esperará aprobación explícita en el cuerpo del correo para poderlo enviar.

Toda petición de cambio debe de hacerse a través de la misma cadena de mensajes para poder llevar un control de cambios y evitar errores al momento de realizar los ajustes. Todas las peticiones de cambio serán sujetas a evaluación, más no se garantiza que sea viable su realización.

Evitar solicitar comunicados por otros medios (Whatsapp, Hangsout, verbalmente). En caso de que esto suceda, el Departamento de Marketing creará de cualquier modo una solicitud por correo y dará continuidad al comunicado por ese medio para mantener un orden y un registro del proceso.

La finalidad de este proceso es la de aumentar la eficiencia y fluidez de una actividad rutinaria, pero muy importante dentro de la comunicación interna y externa de la empresa. Es importante aprender a definir completamente desde un principio nuestras necesidades, mejorar continuamente nuestros procesos internos y confiar en el trabajo de los compañeros de los demás departamentos.